Retour sur... le transfert du Learning Center de l'ISAE-SUPAERO

L’été dernier, les équipes de Solutio ont réalisé le déménagement complet de la bibliothèque et des archives de l’ISAE-Supaero (Institut Supérieur de l’Aéronautique et de l’Espace) vers leur nouveau Learning Center flambant neuf. Véritable bijou architectural, ce bâtiment est à la fois une bibliothèque mais également un lieu de travail et un espace d’échange  favorisant la création et la sociabilité entre étudiants.
Ce déménagement revêtait de nombreux défis pour nos équipes : timing extrêmement serré, coordination et mise en place de process spécifique afin de déménager les ouvrages en toute sécurité, signalétique spécifique pour implanter les livres au bon endroit etc.
Retour sur ce projet où tous les corps de métier de Solutio ont été impliqués.

Préparation

Ce type de transfert nécessite une très grande préparation et un travail de coordination important entre les équipes de l’ISAE et de Solutio. La première étape a donc été de s’entendre sur une méthodologie de travail cohérente pour les deux partis.
Une des contraintes rencontrée dans un premier temps était qu'un groupe de livre présent sur une même tablette au départ n'entrait pas forcément sur une seule et même tablette à l'arrivée à cause des dimensions du nouveau mobilier présent dans le nouveau Learning Center. Afin de palier à cette problématique, nous avons acté le fait que les équipes de l'ISAE devaient définir des groupements de livres ayant la même tablette d'arrivée dans le Learning Center. Chaque groupement de livre avait donc un code, reprenant la signalétique que nous avions préalablement établie, et représentant sa destination à l'arrivée. Une fois ce travail effectué, les équipes de Solutio ont pris le relais afin de continuer le travail de préparation au transfert.
Afin de faciliter et fluidifier le travail de nos équipes de déménageurs, nous avons segmenté chaque groupe de livre en intégrant sur le premier et le dernier livre du groupe (Cf. photo ci-dessous) une signalétique indiquant aux déménageurs sa position à l'arrivée avec les informations suivantes : étage d'arrivée, zone d'arrivée, travée d'arrivée, tablette d'arrivée etc.

L'objectif de l'intégration ses feuilles était de faciliter un maximum le travail de nos déménageurs. Ce travail de préparation fut assez long mais largement nécessaire pour un transfert de cet envergure avec des délais aussi serrés.

Transfert

En amont du début du transfert, l’équipe gestion de projet et le responsable de chantier se sont réunis afin d’expliquer tous les process mis en place : signalétique, séquençage, visite des locaux de départ et du Learning Center etc.
Ces différentes étapes sont primordiales dans cette typologie de transfert. Nos déménageurs doivent être indépendants sur le chantier afin de pouvoir travailler de manière fluide et efficace, sans perte de temps.
Au total, ce sont donc près de 1.200 mètres linéaire de livres qui ont été déménagés en moins de deux semaines. Le travail des équipes de gestion de projet allié à l’efficacité des hommes sur le terrain ont permis de largement rentrer dans les délais, permettant au Learning Center d’être prêt à accueillir les étudiants de l'ISAE pour la rentrée 2022-2023.

Ce déménagement a donc permis aux équipes Solutio de mettre en exergue leurs expertises durant la préparation mais également le transfert en lui-même. L'organisation minutieuse mise en place durant la phase AMO/OPC a permis de fluidifier le transfert mais également de rassurer les clients.

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