Lors du processus de préparation d’un déménagement, plusieurs étapes sont à anticiper et à prendre en compte dès le début. Parmi elles, la réflexion sur la création des plans d’implantations fait figure d’incontournable. Le plan d’implantation est une visualisation d’un espace (bureau, salle de classe, salle blanche, atelier etc.) sur lequel sont dessinés les éléments qui seront installés dans la pièce en question. Il s’agit la plupart du temps d’y faire figurer les éléments lourds ou qui sont susceptibles de ne pas bouger. L’objectif de ce type de plan est donc d’assurer la bonne implantation des éléments déménagés dans leurs lieux d’arrivée, et donc de permettre au client de pouvoir reprendre rapidement son activité. Nous allons voir dans cet article qu’une bonne préparation et anticipation dans la conception des plans d’implantation va impacter bénéfiquement un déménagement industriel, d’administration ou de laboratoire.
Les plans d’implantation revêtent un objectif capital dans la préparation au déménagement. Cela va tout d’abord permettre de se rendre compte de la possibilité d’intégration de tous les éléments présents dans la pièce de départ vers la pièce d’arrivée. Deuxièmement, la réalisation d’un plan d’implantation précis par le client va lui permettre d’éviter de devoir manipuler du mobilier ou tout type d’éléments pouvant s’avérer lourds. En effet, chaque élément aura son emplacement désigné, et les déménageurs pourront donc le déposer à l’endroit souhaité et étudié par le client. La mise en place des plans d’implantation est également très important pour les équipes de déménageurs. En effet, cela va leur permettre de pouvoir installer les éléments dans la salle en question très rapidement et en un coup d’œil. Ainsi, cela va permettre de fluidifier le déménagement car les équipes de terrain pourront facilement décharger et installer les éléments transférés. De plus, la présence du client n’est pas impérative le jour du déménagement car toutes les informations auront été communiquées en amont. Ainsi, cela permet de gagner un temps précieux pour les déménageurs, mais également pour le client.
Etape 1 : Vérification de l'espace disponible
L’une des premières missions à réaliser par le client est la prise des cotes de la salle d’arrivée. En effet, cela va permettre de constater s’il y a une différence d’espace entre la salle de départ et la salle d’arrivée. Ainsi, une salle plus petite va obliger le client à faire du tri par rapport à son mobilier ou aux éléments qu’il aurait aimé apporter, ou bien à chercher une possibilité d’implantation dans une nouvelle salle. Cette première étape va donc entraîner de nombreuses prises de décision qu’il est important d’acter en amont du lancement du déménagement. Au vu des délais très souvent serrés des déménagements, les déménageurs ne peuvent se permettre de déposer les éléments dans la pièce qui lui est destinée, puis de constater que l’implantation n’y est pas possible et donc devoir tout rechanger. Dans la plupart des déménagements réalisés par Solutio, un séquençage précis est préalablement établi, prenant en considération tous les besoins et contraintes du client. Ainsi, il ne peut être remis en question du fait d’un manque d’anticipation.
Etape 2 : Vérifier et anticiper les contraintes
Une fois les cotes prises, il faut désormais vérifier toutes les caractéristiques de la pièce de destination. Ainsi, il faut prendre en considération la taille de la porte afin de vérifier que tous les éléments susceptibles d'intégrer la salle peuvent entrer. Par exemple, s’il s’agit d’un déménagement industriel, il faut vérifier que les machines industrielles qui doivent être implantées dans une salle spécifique ont la capacité de passer la porte, ou bien s’il est nécessaire de prévoir un démontage en amont du transfert. Ensuite, il faut vérifier l’emplacement des prises électriques ainsi que leurs puissances. Il est important de prendre en considération la capacité de branchement d’une grosse machine industrielle. Cette caractéristique est également à prendre en compte pour un déménagement de bureau car cela va influer sur le positionnement du bureau et donc du matériel informatique. Il faut également vérifier que les évacuations, pour de potentielles vidanges des machines industrielles, sont présentes dans les salles de destination. Ce sont tous ces éléments à vérifier bien en amont du transfert afin que les clients puissent reprendre leur activité le plus rapidement possible.
Etape 3 : Création des plans
Une fois toutes les informations récoltées, avec notamment les besoins et contraintes de chaque responsable, il ne vous reste plus qu’à créer vos plans. Le plan d’implantation d’une pièce doit être cohérent avec l’entrée par laquelle vont entrer les déménageurs. Ainsi, le plan doit impérativement être dans le sens de la porte d’entrée afin que les déménageurs aient une visualisation instantanée de l’endroit où poser le mobilier. La porte doit donc toujours être en bas du plan. Il doit également être le plus clair et lisible possible. Ainsi, même si les dessins ne sont pas représentatifs du mobilier, une zone définissant le positionnement du mobilier doit néanmoins être établie et notée.
Attention, il y a une différence dans les caractéristiques à apporter entre un plan d’implantation pour un bureau, et un plan d’implantation pour des machines industrielles. En effet, dans un déménagement industriel ou bien un déménagement de laboratoire, il est bien entendu nécessaire de respecter les étapes précédemment énoncées, mais il faut être encore plus précis que du mobiliers de bureaux. Certaines machines industrielles qui seront implantées doivent l’être de manière extrêmement précise. Au contraire d’un plan d’implantation d’un bureau de travail, où l'intégration des cotes sur les plans n’est pas forcément nécessaire, les plans d’implantation pour les salles réceptionnant des machines industrielles doivent intégrer impérativement les cotes pour montrer l’emplacement des machines afin que ces dernières soient implantées au bon endroit sans qu’il y ait le besoin de les déplacer par la suite.
On a donc pu voir l’importance que revêtait la création des plans d’implantation dans le processus de préparation du déménagement. C’est une mission primordiale et qui va influer sur tout le reste du déménagement. C’est donc quelque chose à anticiper et à réaliser avec la plus grande minutie.
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L'importance d'un inventaire précis lors d'un déménagement industriel : L'approche de Solutio
